Cómo gestionar el correo electrónico - Ahorra tiempo al usar el email

https://youtu.be/rw7dO4tYgdw

Por mucho que avance la tecnología, el email sigue siendo hoy por hoy una herramienta fundamental para comunicarnos.

El problema es que el email puede demandar mucho tiempo y si no lo gestionamos adecuadamente puede suponer una enorme pérdida de tiempo y de productividad.

En este vídeo vas a aprender varias claves para usar el email de manera productiva

1. AGENDA UN MOMENTO para procesar correos electrónicos. Atender constantemente a los emails que entran en tu bandeja te sacan de tu foco de atención y no te permiten centrarte en otras tareas importantes. Lo mejor es que establezcas cuándo vas a revisar el correo y dedicarte sólo a eso en esos momentos. Por ejemplo, puedes hacerlo en dos o tres momentos del día. Cuando han pasado un par de horas de trabajo y has organizado el día y acometido lo más importante. Luego, a última hora de la mañana o al mediodía, para responder cuestiones importantes del email, y quizás también al final del día. 2 o 3 momentos deberían ser tu máximo.

2. Practica la REGLA DE LAS 5 FRASES. Los emails pueden tomar tiempo de leer y de escribir. Cuando escribas, trata de resumir el contenido de tu mensaje en 5 líneas. Con eso ahorrarás una tremenda cantidad de tiempo. Si necesitas extenderte más, tal vez lo mejor es que lo hables directamente con el interesado, por teléfono, por ejemplo.

3. JERARQUIZA TUS MENSAJES. No todo mensaje tiene la misma importancia divídelos en IMPORTANTES, URGENTES+IMPORTANTES, +TARDE y PAPELERA. Te recomiendo que te desuscribas de aquellos servicios de mensajes que no leas habitualmente. No hacen más que ocupar tu bandeja de entrada. Ten en cuenta, además, que no todos los mensajes han de ser respondidos en seguida. Puedes dejar un momento de los que has agendado para responder mensajes no urgentes, por ejemplo.

4. APRENDE A MECANOGRAFIAR. En general, no todo el mundo sabe mecanografía. Invertir un poco de tiempo en aprender y adquirir esta destreza te va a ahorrar muchísimo tiempo en el futuro. Es una inversión que merece la pena. 

5. VALORA TU TIEMPO: antes de responder un mensaje pregúntate: Responder este mensaje, ¿Merece mi tiempo? Tal vez no todos tus mensajes sean dignos de gastar ni cinco minutos de tu existencia. 

6. ESTABLECE AUTORRESPUESTAS. Los mensajes de “estoy fuera de la oficina” te ahorrarán muchos correos de entrada innecesarios y evitarán que sientas obligado a responder fuera de tu horario de trabajao. En estos mensajes, puedes por ejemplo poner en qué fechas u horario podrás responder a esos mensajes.

7. UTILIZA CARPETAS DE SEGUIMIENTO. Aunque servicios como Gmail te ofrecen el seguimiento de las líneas de mensajes, puede ser útil que agrupes los correos en carpetas. Por ejemplo, si has intercambiado mensajes de correo con dos o tres personas diferentes en relación a un proyecto común, puede ser buena idea que los incluyas todos dentro de la misma carpeta para localizaros con facilidad si luego quieres rescatar información de ellos.

8. USA ADECUADAMENTE EL “ASUNTO” DEL EMAIL. El asunto del email puede ser muy útil para brindar información importante al destinatario y que abra tu correo. Incluso, puedes utilizar el asunto como cuerpo del mensaje. Por ejemplo, si tienes que avisar a tu equipo de trabajo que ya puede utilizar la nueva impresora, puedes enviar un mensaje de asunto como este: “LA NUEVA IMPRESORA YA ESTÁ CONECTADA Y LISTA PARA USAR. FIN” con el mensaje y la palabra “fin” al final, los destinatarios ya saben que no necesitan abrir el correo, con lo que se ahorran tiempo.

9. UTILIZA TODOS LOS RECURSOS DE ESTILO. Las negritas, subrayados y cursivas, los bulletpoints o puntos de enumeración y tipos y tamaños de letra enriquecen el mensaje y lo hacen más legible, entendible y memorable. Esto te puede llevar un poco más de tiempo de hacer, pero el efecto será mejor si quieres que tus mensajes sean mejor tenidos en cuenta.

10. APRENDE CUANDO NO TIENES QUE ENVIAR UN CORREO ELECTRÓNICO. Un email es muy útil, pero hay comunicaciones que es mejor hacerlas cara a cara, por teléfono, o por mensajería Whatsapp, por ejemplo. Si no tienes prisa, y el tema es fácil y rápido de tratar por email, este puede ser un buen medio. Si quieres que los demás vean un asunto muy urgente, tal vez tengas que llamarles directamente por teléfono.

Espero que estos 10 tips te sean útiles. Si te ha gustado el vídeo dale al like y compártelo. Y déjame un comentario: qué otros trucos usas tú para ser más eficaz y eficiente al usar el email?

Un saludo y hasta el próximo video!